Wat is die verskil tussen ‘n boekhouer, rekenmeester en ouditeur?
Vir die meeste mense is boekhou en rekeningkunde maar een en dieselfde ding. Dit is egter van belang om die verskille te ken en te weet wanneer is watter een nodig.
Beide boekhou en rekeningkunde deel sekere doelstellings, maar vir die besigheidseienaar lewer elkeen sy eie unieke uitkoms wat van kardinale belang is in sy besigheid.
Kortom, die verskil tussen ‘n rekenmeester en ‘n boekhouer is dat die boekhouer die taak het om finansiële transaksies op te skryf terwyl ‘n rekenmeester die transaksies ontleed.
Wat is die funksie van boekhou?
Boekhou is die opskrywing van die daaglikse transaksies. ‘n Behoorlike boekhoustelsel skryf transaksies ordelik en sistematies op en op so ‘n wyse dat die inligting wat daardeur versamel word in aanvaarbare rekeningkundige formaat is. Die boekhouer is gewoonlik ook verantwoordelik om te sorg dat brondokumente wat die transaksies ondersteun geliasseer word sodat ‘n transaksies in die rekeningkundige rekords nagespoor kan word tot by sy brondokument.
Een van die hoofkomponente van boekhou is die behoorlike byhou van ‘n Algemene Grootboek waarin al die transaksies deur middel van die dubbelinskrywingstelsel opgeneem word.
Die ingewikkeldheid van die boekhou-stelsel hang baie af van die grootte van die onderneming, maar daar word wel vereis deur wetgewing (Bv. SARS en die Maatskappywet) dat die boeke opgeskryf moet word op so ‘n wyse dat resultate van die besigheid geïnterpreteer kan word.
Met die koms van boekhousagteware is die proses, in baie gevalle, vergemaklik en geoutomatiseer, bv. die teboekstelling van ‘n verkoopsfaktuur word deur die sagteware gedoen wanneer die faktuur uitgereik word.
Die funksie van rekeningkunde
Waar die proses van boekhou grootliks bestaan uit die opskryf van transaksies, is rekeningkunde meer subjektief. ’n Rekenmeester skep en analiseer finansiële verslae sowel as ontwerp en bestuur die finansiële stelsels wat boekhouers gebruik om transaksies op te skryf. Alhoewel ‘n rekenmeester op ‘n hoër vlak funksioneer as ‘n boekhouer, sal die meeste rekenmeesters ook bereid wees om al die pligte van ‘n boekhouer uit te voer.
En die ouditeur?
Die ouditeur vervul sy rol deur die werk van die rekenmeester “na te gaan”. D.w.s. die ouditeur oudit die finansiële rekords, en spreek dan ‘n mening daaroor uit in sy ouditverslag. Hierdie mening is van belang veral by groter maatskappye waar die eienaars (aandeelhouers) en die direkteure (bestuur) nie dieselfde persone is nie.
Wie moet ek wanneer gebruik?
As jy onseker is of jy ‘n boekhouer of rekenmeester benodig, hier is ‘n voorgestelde kontrolelysie wat jy kan gebruik:
Jy benodig ‘n boekhouer indien:
- Jy rekord moet hou van inkomstes en uitgawes en seker moet maak dat dit korrek aangeteken is
- Jy sekerheid benodig oor wat jy vir jou besigheid kan eis of nie
- Jy advies nodig het rakende die beste manier om tred te hou met jou uitgawes en gepaardgaande dokumentasie
- Jy ‘n goeie liaseringstelsel nodig het
- Jy hulp benodig met die indiening van jou LBS en BTW opgawes by SARS
- Jy hulp benodig met jou betaalrolstelsel (Payroll)
- Jy graag wil weet waarop jou geld spandeer word – ‘n goeie boekhouer kan ‘n inkomstestaat en balansstaat vir jou opstel wat dit uiteensit en verduidelik
- Jy hulp benodig met skuldinvordering of die tydige betaling van krediteure
Jy benodig ‘n rekenmeester indien:
- Jy iemand benodig om jou finansiële data te ontleed en jou van maniere te voorsien om jou sukses te meet.
- Jy hulp benodig met begrotings, kontantvloei en kontantvloeiprojeksies.
- Jy advies benodig oor die struktuur en doeltreffendheid van jou besigheid
- Jy hulp benodig met maatskappybeleide en -prosedures
- Jy advies benodig met belastingbeplanning
- Jy amptelike finansiële state benodig vir ‘n bank, sakevennoot of tender
- Jy hulp benodig met aandelesertifikate, ‘n akte van oprigting en ander statutêre maatskappydokumente
Samevatting
Die korrekte opskrywing van die boeke behoort deur enige besigheidseienaar as een van die belangrikste aspekte van sy administrasie te wees.
Die belangrikheid daarvan kom veral sterk na vore wanneer belastingopgawes ingedien word en aansoek gedoen word deur die besigheid vir finansiering.
Of die onderneming ‘n boekhouer, rekenmeester of ouditeur nodig het, sal afhang van elke besigheid se eie behoeftes. Die rol van die boekhouer en die rekenmeester moet egter nooit gering geskat word nie.